25.5.2021
Jotta toimistossa viihdyttäisiin ja voitaisiin hyvin, siitä on tehtävä ihmiskeskeinen ympäristö, joka tarjoaa joustavia ja personoituja yhteistyökokemuksia. Siihen vaaditaan uutta toimintamallia ja asennemuutosta.
Tuoreessa englanninkielisessä podcast-jaksossamme, Reimagining the Office, visioimme, miten toimisto voidaan muuttaa paikaksi, joka tarjoaa uusia mahdollisuuksia niin työntekijöille, työnantajille (vuokralaisille) kuin kiinteistön omistajille ja hoitajille.
Visiossamme on kuusi pääkohtaa:
1. Toimiston aika ei ole ohi – mutta muutoksia tarvitaan
Toimisto ei saa jämähtää paikalleen, vaan sen pitää olla aktiivinen resurssi, paikka, joka auttaa ihmisiä saavuttamaan tavoitteensa, olipa se sitten yhteistyön edistäminen, innovoinnin tukeminen tai yhteiskehittämiseen innostaminen. Toimiston on kyettävä tarjoamaan edellytykset personoituihin kokemuksiin, yhteistyön ja innovoinnin tehostamiseen ja tuottavuuden lisäämiseen. Teknologia tulee olemaan avaintekijä näiden kokemusten tarjoamisessa.
2. Erilaisilla sidosryhmillä on erilaiset tarpeet, mutta yhteinen intressi
Toimistolla on erilaisia sidosryhmiä, mutta niillä kaikilla on yhteinen intressi: hyötyä toimistoekosysteemin positiivisesta vaikutuksesta.
Työntekijät tulevat mielellään toimistoon, joka palvelee heidän tarpeitaan ja toimii yhteistyön ja innovoinnin tyyssijana. Tulevaisuuden toimisto on ihmiskeskeinen ympäristö, jossa työntekijät kokevat työnsä mielekkääksi ja yltävät parhaimpaansa.
Vuokralaiset näkevät tulevaisuuden toimiston joustavana verkostoitumisalustana, jonka avulla voidaan vaalia yrityskulttuuria, houkutella uusia osaajia ja sitouttaa nykyisiä sekä kehittää työnantajakuvaa. Kun toimisto saa suunnittelun ja älykkäiden toimistoratkaisujen kautta uuden tarkoituksen, vuokralaiset voivat valita sekä liiketoimintansa että loppukäyttäjien kannalta mielekkäimmät ratkaisut.
Kiinteistöjen omistajat ja hoitajat saavat uudet muunneltavat tilat, jolloin he voivat yhdessä kehittää parhaat tilankäyttöratkaisut ja löytää uusia ansaintamahdollisuuksia.
3. Toimintatapojen pysyvät muutokset muovaavat koronan jälkeistä toimistoa
Arvioimme, että toimintatavoissa tapahtuneista muutoksista neljä jatkuu vielä pandemian jälkeenkin. Ne vaikuttavat tulevaisuuden toimistojen suunnitteluun, rakentamiseen ja käyttöön.
- Siirtyminen kiinteästä toimitilasta useisiin työntekopaikkoihin
- Työntekijöiden hyvinvoinnin ja turvallisuuden priorisointi
- Kestävää kehitystä edistävien ratkaisujen lisääntyvä käyttö
- Digitaalisten työkalujen ja toimintatapojen yleistyminen
4. Kuinka uudenlainen toimisto toteutetaan
Esittelemme neljä tapaa uudenlaisen toimiston toteuttamiseksi:
- Uudenlainen käyttäjäkokemus: Tulevaisuuden toimiston keskiössä on käyttäjäkokemus, ja kaikkien tilojen ja ratkaisujen on tarkoitus auttaa käyttäjiä keskittymään olennaiseen.
- Uudenlainen tilasuunnittelu: Älykkäät ja joustavat tilat muuntuvat aina uudelleen tarkoituksenmukaisiksi ympäristöiksi käyttäjien muuttuvien tarpeiden myötä.
- Toimisto palveluna: Toimisto tulee olemaan sekä fyysinen tila että palvelu- ja innovaatioalusta, jossa käyttäjät maksavat käyttämistään ja itselleen tärkeimmistä palveluista.
- Kestävän kehityksen uusi määritelmä: Kestävä kehitys ei ole pelkästään ympäristön suojelemista käyttämällä resursseja vastuullisemmin ja säästämällä energiaa. Se on myös loppukäyttäjien elämänlaadun parantamista.
5. Jokainen rakennus voi vastata näihin uusiin haasteisiin
Jotta tulevaisuuden toimisto voi toteutua, on tärkeää miettiä, miten uudisrakennuksiin saadaan integroitua uusia innovaatioita ja miten uusimmat ratkaisut voidaan tuoda olemassa oleviin rakennuksiin jälkiasennuksena.
Rakennusten omistajien on laadittava digitaalinen agenda välitavoitteineen toimistotilojen jälkiasennuksille matkalla kohti tulevaisuuden toimistoa. Tämä tarkoittaisi älykkäitä ja kestäviä rakennusten hallintajärjestelmiä ja People Flow -ratkaisuja, energianhallintaa, tilankäyttöä ja käyttäjäkokemusta parantavia ratkaisuja sekä alustaa, johon nämä järjestelmät voitaisiin integroida.
6. Nyt on aika toimia
Vision mukainen personointi ja muunneltavuus edellyttävät järjestelmien saumatonta integrointia ja eri ratkaisutoimittajien yhteistyötä. Yritysten, kehittäjien, arkkitehtien ja insinöörien on muutettava ajatusmaailmaansa ja toimittava nyt, jotta saadaan aikaan mielekäs muutos ja toimistolle menemisestä tulee vastustamaton, mutta erittäin tehokas ja vastuullinen kokemus.
