Tietosuojaseloste

KONE Oyj ja sen työntekijät, yhteistyökumppanit, tytäryhtiöt ja sidosyritykset (“KONE”) ovat sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja henkilökohtaisia tietojasi. KONE noudattaa henkilötietojesi käsittelyssä kansainvälisiä ja eurooppalaisia tietosuojaperiaatteita sekä sovellettavaa henkilötietoja koskevaa lainsäädäntöä (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus, sovellettavuuden mukaan).

Tämä Tietosuojaseloste sisältää kokonaisvaltaisesti tietoa siitä, miten KONE käsittelee henkilötietoja. Sitä voidaan täydentää ratkaisukohtaisilla Tietosuojaselosteilla ja paikallisilla lisädokumenteilla. Lisäksi oikeutesi rekisteröitynä henkilönä voivat vaihdella maittain riippuen sovellettavista tietosuojalaeista. Tässä Tietosuojaselosteessa kerromme oikeudet, jotka perustuvat Euroopan Unionin tietosuojalakeihin.

Tietosuojaseloste on jaettu eri osioihin, jotka kuvaavat KONEen erilaisia loogisia henkilötietojen käsittelykokonaisuuksia. Tietosuojaselosteen lopussa on tietoa oikeuksistasi rekisteröitynä henkilönä.

1. KONEen verkkosivut ja internetpalvelut
2. KONEen asiakassuhteiden hallinnan tietokannat
3. KONEen toimittaja- ja alihankkijatiedot
4. Rekisteröidyn oikeudet
5. Tietosuojaselosteen päivitykset

Rekisteröidyn henkilön henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii se KONE-konsernin paikallinen yritys, jonka kanssa hän on (ollut) yhteydessä tai johon hänellä muuten on läheisin suhde.

Monet KONEeen käyttämät työkalut ja prosessit ovat globaaleja, ja KONE Oyj tarjoaa ne keskitetysti KONEen paikallisten organisaatioiden käyttöön. Näissä globaaleissa työkaluissa ja prosesseissa henkilötietoja valvovat yhdessä KONE-konsernin paikallinen yritys ja KONE Oyj.

Rekisteröidyt henkilöt voivat ottaa yhteyttä KONEeseen kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa seuraavien yhteystietojen avulla:

KONE Building
Keilasatama 3, 02150 Espoo
Puhelin: +358 204 751
Yhteyshenkilö: globaali lakiosasto, personaldatarequest@kone.com

Kaikki rekisteröityjen henkilöiden oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt voidaan lähettää KONEelle yhteydenottolomakkeella, joka on kone.com-verkkosivulla http://www.kone.com/en/contact.aspx (valitse vaihtoehto “Personal Data Enquiry”).

Tämä osio sisältää yleiset tiedot siitä, miten KONE käsittelee henkilötietojasi liittyen tähän verkkosivustoon ja KONEen muihin internetpalveluihin (“Sivustoon”). KONE käsittelee Sivustolta kerättyjä henkilötietojasi tämän Tietosuojaselosteen ja sovellettavien lakien mukaisesti. Lue tämä Tietosuojaseloste huolellisesti, jos aiot selata tai muulla tavalla käyttää Sivustoa. Jos et hyväksy tämän Tietosuojaselosteen ehtoja, sinun on poistuttava Sivustolta.

Yleensä voit käydä Sivustolla antamatta henkilötietojasi. Sivusto jakautuu teknisesti eri osiin, joista joihinkin saatetaan tarvita enemmän henkilötietoja kuin toisiin, ja joitain osia taas voidaan käyttää ilman henkilötietojen käsittelyä.

Kun käyt Sivustolla, tietokoneesi lähettää tietyt tekniset ja muut tiedot automaattisesti meille (IP-osoitteen, selaintyypin ja käynnin lähteen). Keräämme tietoa verkkosivuston käytöstäsi myös evästeiden avulla. Lisätietoja on tämän Tietosuojaselosteen evästeitä koskevassa osiossa.

Tietyissä Sivuston osissa sinua saatetaan pyytää antamaan henkilötietoja ja/tai rekisteröitymään, jotta voit käyttää halumaasi palvelua. Kun rekisteröidyt Sivustolle tai saat muulla tavoin käyttöösi tunnuksen tiliesi käyttöä varten, sinulta saatetaan pyytää tiettyjä tietoja.

Kun KONE käsittelee Sivuston kautta kerättyjä henkilötietoja, sen tarkoituksena on

• varmistaa Sivuston käytön tehokkuus ja turvallisuus
• kehittää Sivuston laatua ja palveluvalikoimaa
• tarjota mukautettuja palveluita ja sisältöä tunnistamalla henkilökohtaiset tarpeesi ja kiinnostuksen kohteesi
• parantaa palveluitamme sinua varten
• ottaa sinuun yhteyttä
• tehdä tutkimusta ja kerätä tilastotietoa (esimerkiksi missä Sivustomme osioissa käyttäjät käyvät ja miten kauan he viipyvät Sivustolla).

KONE pyrkii tuottamaan kustannustehokkaita palveluita niin, ettei sinun tarvitse rekisteröityä erikseen jokaiseen Sivuston palveluun.

Tietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet ovat KONEen oikeutetut edut, jotka liittyvät yllä mainittuihin tarkoituksiin. KONE pyytää rekisteröidyn suostumusta henkilökäsittelyyn, kun sovellettavat lait sitä vaativat.

Rekisteröidyt henkilöt antavat henkilötiedot itse tai tiedot saadaan heidän käyttäessään Sivustoa.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tarkoituksissa, joita varten ne on kerätty. Sen jälkeen henkilötiedot poistetaan tehokkaasti tai tehdään nimettömiksi.

Toisinaan KONE saattaa tallentaa evästeiksi kutsuttuja tietoja käyttämääsi tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen tunnistamistasi varten, jos olet hyväksynyt tämän esimerkiksi antamalla suostumuksen tai muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden avulla KONE saa tietoja siitä, miten ja milloin olet käyttänyt sivustoa, ja KONE voi parantaa palveluaan kehittämällä sivustoa. Evästeiden käyttö verkkosivustoilla on nykyään tavallista. Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit poistaa ne käytöstä muuttamalla verkkoselaimesi asetuksia tai käyttämällä KONEen evästeasetustyökalua.

Huomaa kuitenkin, että evästeiden poistaminen käytöstä voi estää sinua käyttämästä tiettyjä Sivuston palveluita.

Sivustolla saattaa olla käytössä Google AdWordsin uudelleenmarkkinointi, joka näyttää mainoksia viimeaikaisen Sivustolla käyntisi perusteella (Uudelleenmarkkinointi). Sivustolla suoritettavan uudelleenmarkkinoinnin avulla lisätään tietoisuutta Koneen ratkaisuista ja palveluista. Käyntejä koskevat tiedot kerätään tallentamalla kolmannen osapuolen eväste tietokoneellesi. Voit poistaa käytöstä Sivuston käyttöön liittyvän Uudelleenmarkkinoinnin KONEen evästeasetustyökalun avulla. Tarjolla on myös laajempia käytöstäpoistovaihtoehtoja, jotka liittyvät kolmansien osapuolten verkkosivustojen käyttöön: voit käydä Network Advertising Initiative -sivustolla, muokata uudelleenmarkkinointimainosten asetuksia Googlen mainosasetusten sivustolla tai poistaa evästeet käytöstä.

Poista Google AdWordsin uudelleenmarkkinointi käytöstä »

KONE käyttää verkkosivustoanalytiikkaa, kuten Adobe Analyticsia ja Google Analyticsia, kun se kerää tilastotietoa Sivuston käyttäjistä tarkoituksenaan parantaa Sivuston sisältöä. Normaalisti tämä data on anonyymiä. Jos kuitenkin olet ladannut tunnistautuneena sisältöä verkkosivustolta, kirjautunut sisään KONEen verkkopalveluun tai siirtynyt verkkosivustolle sähköpostitse saamasi linkin kautta, saatamme pystyä tunnistamaan analytiikkadatan, joka on kerätty Sivuston käytöstäsi. Voit käyttää KONEen evästeasetustyökalun käytöstäpoistotoimintoja estääksesi KONEtta seuraamasta käyntejäsi Sivustolla. Sinun täytyy toistaa tämä toimenpide, kun käyt KONEen verkkosivustoilla eri tietokoneilla ja/tai selaimilla. Voit poistaa Google Analyticsin käytöstä lataamalla Google Analyticsin Opt-out Browser -lisäosan.

Poista Google Analytics käytöstä »

KONE ei siirrä henkilötietoja KONE Corporationin tai sen yhteistyökumppaneiden, sidosyritysten, tytäryhtiöiden ja alihankkijoiden ulkopuolelle. Teknisten ja käytännöllisten vaatimusten takia osaa henkilötiedoista saattavat käsitellä alihankkijat, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, tai niitä saatetaan käsitellä alihankkijoiden palvelimilla Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaiset alihankkijat ovat suostuneet noudattamaan KONEen tiedonkäsittelystandardeja.

KONE voi luovuttaa luotettaville kolmansille osapuolille koontitilastoja asiakkaistaan, myynnistään ja liikennemalleista sekä muista niihin liittyvistä Sivuston tiedoista, mutta nämä tilastot eivät sisällä henkilötietoja.

Monien muiden yritysten tavoin KONE hyödyntää asiakassuhteiden hallinnan (CRM) tietokantoja hallitakseen ja seuratakseen myyntiään ja markkinointiaan. KONEen CRM-tietokannat sisältävät henkilökohtaisia tietoja asiakkaistamme, potentiaalisista asiakkaistamme ja muiden yritysten edustajista, joiden kanssa KONE on liikesuhteessa tai pyrkii sellaiseen. KONEen CRM-tietokannat voivat sisältää henkilökohtaisia tietoja myös KONEen asiakkaiden asiakkaista tai loppukäyttäjistä, jotka ottavat yhteyttä KONEeseen liittyen hisseihin, liukuportaisiin tai muihin KONEen kunnossapidon piirissä oleviin laitteisiin, sekä ulkoisista sidosryhmistä, joihin KONE on kiinnostunut ottamaan yhteyttä kertoakseen yleisesti KONEesta ja sen liiketoiminnasta (esimerkiksi median edustajista ja talousvaikuttajista).

Tässä osiossa kerrotaan, miten KONE käsittelee asiakkuudenhallintaan liittyviä henkilötietoja.

Seuraavia tietoja kerätään ja käsitellään CRM:n yhteydessä:

• nimi
• titteli
• sähköpostiosoite
• matkapuhelinnumero
• lankapuhelinnumero
• faksinumero
• osoite
• kieli
• mahdolliset muut liikesuhteen kannalta olennaiset tiedot.

Tällaisia henkilökohtaisia tietoja kutsutaan myöhemmin tämän Tietosuojaselosteen osiossa 2 henkilötiedoiksi, ja henkilöitä, joiden henkilötietoja käsitellään, kutsutaan rekisteröidyiksi.

KONEen suorittaman henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on helpottaa KONEen liiketoimintaa, tukea myyntiä, hallita toimituksia, kunnossapitopalveluita ja laskutusta, pitää yhteyttä asiakkaisiin sopimusten hallintaa ja markkinointia varten sekä muuten ylläpitää asiakassuhdetta. KONE saattaa käyttää henkilötietoja myös käsitelläkseen vahinkotapahtumia ja vaateita sekä tarjotakseen asiakkaille heidän pyytämäänsä apua.

KONE saattaa ottaa yhteyttä rekisteröityihin suorittaakseen asiakasuskollisuustutkimuksia. Parantaakseen palveluitaan KONE toivoo saavansa kyselyvastaukset varustettuna asiakkaan yhteyshenkilön nimellä. Nimesi ja muiden henkilötietojesi käsittely asiakasuskollisuuskyselyiden yhteydessä perustuu suostumukseesi. Kaikki tällaisissa kyselyissä kerätyt vastaukset ja muut tiedot luokitellaan KONEessa luottamuksellisiksi, ja tietojen käsittelyssä ja siirtämisessä noudatetaan asianmukaisia turvatoimia.

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme noudattaa asiakasyritysten kanssa solmittuja myyntisopimuksia. Lisäksi henkilötietojen käsittely on tarpeen, kun KONE pyrkii edistämään oikeutettuja etujaan tavanomaisessa liiketoiminnassa. KONE pyytää rekisteröidyn suostumusta henkilökäsittelyyn, kun sovellettavat lait sitä vaativat.

Henkilötiedot on saatu joko asiakkaiden antamina tai heidän käyttäessään KONEen tuotteita ja palveluita. Henkilötiedot voivat myös olla peräisin KONEen edustajilta, ja ne voivat perustua heidän liiketoimiinsa rekisteröityjen kanssa. Tietyissä tapauksissa KONE voi kerätä henkilötietoja julkisista rekistereistä ja muista luotettavista ulkoisista lähteistä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on yllä mainituissa tarkoituksissa tarpeen. Sen jälkeen henkilötiedot poistetaan tehokkaasti tai tehdään nimettömiksi.

KONE käyttää henkilötietoja yleensä vain sisäisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin eikä siirrä tietoja ulkopuolisille. Joitakin henkilötietoja voivat käyttää ja käsitellä KONEen tytäryhtiöt, alihankkijat ja muut palveluntarjoajat, sillä tavoin kuin yllä mainituissa tarkoituksissa on tarpeen. KONE varmistaa aina, että tällaisia kolmansia osapuolia sitovat sopimukset, joissa on riittävät tietosuojaa ja luottamuksellisuutta koskevat ehdot.

Teknisten ja käytännöllisten vaatimusten takia henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. KONE varmistaa, että tällaisille siirroille on oikeudellinen perusta.

KONE Corporation ja sen työntekijät, yhteistyökumppanit, tytäryhtiöt ja sidosyritykset (yhdessä KONE) käyttävät ratkaisuja ja tietokantatekniikkaa hallitessaan KONEen toimittajien ja alihankkijoiden edustajien yhteystietoja. Tämä Tietosuojaseloste sisältää lisätietoa KONEen tavasta käsitellä henkilötietoja, jotka liittyvät hankinta- ja ostotoimintoihin (Toimittajatietokannat).

Seuraavia tietoja kerätään ja käsitellään Toimittajatietokantojen yhteydessä:

• nimi
• titteli
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• osoite
• laskutustiedot
• mahdolliset muut liikesuhteen kannalta olennaiset tiedot
• alihankkijoiden työntekijöiden nimi, syntymäaika, yhteystiedot, työsuhdetiedot, pätevyydet ja sertifioinnit, muut henkilötiedot, joita KONEen asiakkaat tarvitsevat varmistaakseen asianmukaisen kulunvalvonnan ja turvallisuuden rakennustyömailla.

Tällaisia henkilökohtaisia tietoja kutsutaan myöhemmin tämän Tietosuojaselosteen osiossa 3 henkilötiedoiksi, ja henkilöitä, joiden henkilötietoja käsitellään, kutsutaan rekisteröidyiksi.

KONE käsittelee henkilötietoja helpottaakseen KONEen hankintoja, ostoja, laskutusta ja sopimusten hallintaa. KONE saattaa käyttää tietoja myös vaateiden ratkaisemisessa, vahinkotapahtumien hallinnassa ja toimittajan tuntemisvelvollisuuden täyttämisessä.

KONE voi käyttää yhteystietoja toimitussuhteeseen liittyvään yleiseen viestintään ja hallintaan, kuten lähettääkseen tärkeitä ilmoituksia KONEen toiminnasta ja tulevista tapahtumista.

Lisäksi KONEen täytyy voida luotettavasti tunnistaa sille työskentelevät ulkopuoliset henkilöt, jotta se voi täyttää laatuun ja toiminnan turvallisuuteen liittyvät velvoitteensa. Ulkopuolisen henkilöstön tunnistamiseksi KONEen täytyy säilyttää tiettyjä henkilötietoja Toimittajatietokannoissaan. KONEen Toimittajatietokantoihin tallennettuja tietoja ulkopuolisesta henkilöstöstä käytetään vain työntekijöiden tunnistamiseen ja henkilöstöhallintoon sen mukaan, mikä on tarpeen liittyen heidän työskentelyynsä KONEessa.

KONEen on tarpeen käsitellä henkilötietoja, jotta se noudattaa hankintasopimusta ja/tai koska se pyrkii edistämään oikeutettuja etujaan tavanomaisessa liiketoiminnassa. Paikalliset lait voivat myös velvoittaa KONEtta keräämään tiettyjä tietoja toimittajista sekä niiden työntekijöistä ja edustajista. Tällaiset velvoitteet voivat liittyä esimerkiksi turvallisuusvaatimuksiin, verotukseen ja vakuutuksiin sekä ulkoistetuissa töissä urakoitsijan muihin lakisääteisiin velvoitteisiin ja sitoumuksiin. KONE pyytää rekisteröidyn suostumusta henkilökäsittelyyn, kun sovellettavat lait sitä vaativat.

Henkilötiedot on saatu joko toimittajien antamina tai heidän ja KONEen liikesuhteen yhteydessä. Ulkopuolisten työntekijöiden tiedot saadaan yleensä alihankkijayrityksiltä, jotka toimivat heidän työnantajinaan. Tietyissä tapauksissa KONE voi kerätä henkilötietoja julkisista rekistereistä ja muista luotettavista ulkoisista lähteistä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on yllä mainituissa tarkoituksissa tarpeen. Sen jälkeen henkilötiedot poistetaan tehokkaasti tai tehdään nimettömiksi.

KONE käyttää henkilötietoja yleensä vain sisäisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin eikä siirrä tietoja ulkopuolisille. Joitakin henkilötietoja voivat käyttää ja käsitellä KONEen tytäryhtiöt, alihankkijat ja muut palveluntarjoajat, sillä tavoin kuin yllä mainituissa tarkoituksissa on tarpeen. KONE varmistaa aina, että tällaisia kolmansia osapuolia sitovat sopimukset, joissa on riittävät tietosuojaa ja luottamuksellisuutta koskevat ehdot.

Teknisten ja käytännöllisten vaatimusten takia henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. KONE varmistaa, että tällaisille siirroille on oikeudellinen perusta.

Rekisteröidyt voivat milloin tahansa pyytää KONEelta pääsyä henkilötietoihinsa. KONE korjaa tai poistaa rekisteröidyn pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisteröity henkilö voi lähettää pyyntönsä KONEelle yhteydenottolomakkeella, joka on kone.com-verkkosivulla http://www.kone.com/en/contact.aspx (valitse vaihtoehto “Personal Data Enquiry”).

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu KONEen oikeutettuihin etuihin, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä tietyissä erityistilanteissa. Rekisteröidyn täytyy selostaa erityistilanne pyynnössä, jossa hän ilmaisee vastustuksen.

Tietyissä olosuhteissa rekisteröidyt voivat myös pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä pyytää tietojen siirtämistä. Jos rekisteröidyillä on KONEen käsittelytoimiin liittyviä huolenaiheita tai huomautuksia, heillä on myös oikeus tehdä valitus asianmukaiselle valvontaviranomaiselle.

KONE voi evätä pyynnön tai periä pyynnön täyttämisestä kohtuullisen maksun, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton taikka KONEella on pyynnön eväämiseen muu oikeutettu peruste. Oikeutetut perusteet voivat esimerkiksi estää KONEtta poistamasta henkilötietoja, jotka on säilytettävä paikallisten lakien vaatimusten vuoksi tai kirjausketjun ylläpitämiseksi paikallisen vaadeajan loppuun asti. KONEen täytyy mahdollisesti säilyttää tiedot myös täyttääkseen sopimusvelvoitteensa.

Huomaa myös, että jos KONE toteuttaa pyyntösi suojata tai poistaa henkilötietosi, KONE ei välttämättä pysty tarjoamaan palveluita, joita haluat käyttää tai jotka olet aiemmin tilannut tai pyytänyt, taikka tarjoamaan sinulle sisältöä, jonka haluat ladata tai vastaanottaa.

KONE pyrkii kehittämään Sivustoaan, liiketoimintaansa sekä tietosuojaprosessejaan ja -työkalujaan jatkuvasti, ja pidättää oikeuden tehdä tähän Yksityisyydensuojakäytäntöön muutoksia. KONE toivoo, että käyt tämän Tietosuojaselosteen silloin tällöin läpi muutosten varalta. Sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti KONE voi ottaa sinuun yhteyttä myös muiden käyttöliittymien kautta tai kerättyjen yhteystietojen avulla kertoakseen päivityksistä, joilla on olennaista vaikutusta sinuun rekisteröitynä henkilönä.